Smart Working: una rivoluzione da non fermare

Più della metà delle grandi imprese e l’8% delle PMI ha iniziative concrete di smart working. È questo il dato che emerge dalla ricerca 2018 dell’Osservatorio sullo Smart Working del Politecnico di Milano.

A poco più di un anno dall’approvazione della legge sul Lavoro Agile, in Italia continua a crescere lo Smart Working, che vive un vero e proprio boom tra le grandi imprese. Nel 2018 gli Smart Worker sono ormai 480mila, in crescita del 20%, e si ritengono più soddisfatti dei lavoratori tradizionali sia per l’organizzazione del lavoro (39% contro il 18%) sia per le relazioni con colleghi e superiori (40% contro il 23%).

Oltre una grande impresa su due (il 56% del campione) ha avviato progetti strutturati di Smart Working, adottando modelli di lavoro che introducono flessibilità di luogo, orario e promuovendo la responsabilizzazione sui risultati.

Tra le PMI invece lo Smart Working risulta sostanzialmente stabile rispetto al 2017: l’8% ha progetti strutturati e il 16% informali. A differenza delle altre tipologie di organizzazioni però, è ancora elevato il numero di realtà che si dichiarano completamente disinteressate all’introduzione di questo nuovo modo di lavorare (38%).

La Pubblica Amministrazione – dopo il primo slancio dato dalla Riforma Madia – sta finalmente compiendo i primi passi avanti, ma siamo ancora all’inizio del percorso: nel 36% delle Pubbliche Amministrazioni è assente ma di probabile introduzione, nel 38% incerta, il 7% non è interessata.

A commentare i dati è Fiorella Crespi, Direttore Osservatorio Smart Working, che ad Affaritaliani ha dichiarato: “Lo Smart Working è un fenomeno inarrestabile. Nelle grandi imprese si nota una forte crescita mentre stenta a decollare tra le PMI, in cui permane uno zoccolo duro di disinformazione e resistenza culturale, e nella PA dove, nonostante lo sforzo normativo e le scadenze fissate dalla legge Madia, lo Smart Working resta nei fatti un fenomeno di nicchia. La pubblicazione della legge sul lavoro agile ha avuto in sé un effetto promozionale ma, per lo meno nel privato, gli adempimenti formali introdotti dai regolamenti di attuazione rischiano di controbilanciare l’effetto positivo di un quadro normativo più chiaro. Per il futuro ci attendiamo che anche queste realtà sviluppino iniziative di smart working se saranno adeguatamente sostenute”.

“I benefici economico-sociali potenziali dell’adozione di modelli di lavoro agile sono enormi”, ha sostenuto Mariano Corso, Responsabile scientifico dell’Osservatorio. “Si può stimare un incremento di produttività del 15% per lavoratore, una riduzione del tasso di assenteismo pari al 20%, risparmi del 30% sui costi di gestione degli spazi fisici per quelle iniziative che portano a un ripensamento degli spazi di lavoro e un miglioramento dell’equilibrio fra lavoro e vita privata per circa l’80% dei lavoratori. Per questo la rivoluzione non va fermata, ma anzi bisogna accelerare e promuovere la diffusione delle iniziative nelle diverse organizzazioni presenti sul territorio”.

E a confermare questo sentiment positivo è Vittorio Ratto, Responsabile Governo Risorse Umane, Organizzazione e Strategie di Crédit Agricole Italia che ad Affaritaliani ha dichiarato: “Oggi la tecnologia è pervasiva e il cambiamento è la parola d’ordine. Come banca è necessario sviluppare una relazione con il cliente e dotarsi delle giuste competenze per soddisfare il suo bisogno di flessibilità. Occorre pertanto che i dipendenti stessi, per primi, siano flessibili. Ecco il perché di un progetto di smart working rivolto al 100% dei dipendenti senza diretto contatto con il pubblico e usufruito, oggi, dal 40% di loro, per un totale di massimo 8 giorni al mese. Tra i benefici, si registra una forte responsabilizzazione dei singoli e un superamento dalla logica del controllo come direttamente proporzionale alla produttività”.

Chi è lo Smart Worker

Nel 2018 il numero dei lavoratori agili in Italia ha toccato quota 480mila, pari al 12,6% del totale degli occupati che potrebbero farlo. Si tratta prevalentemente di lavoratori di genere maschile (76%), appartenenti alla Generazione X (il 50% ha fra i 38 e i 58 anni di età) e residenti del Nord-Ovest del Paese (48%).

Le principali motivazioni che inducono i lavoratori ad aderire allo Smart Working sono legate alla sfera personale e al miglioramento del benessere. Su tutte, per il 46% dei lavoratori c’è la possibilità di evitare lo stress durante gli spostamenti casa-ufficio; per il 43% il miglioramento del proprio equilibrio tra vita privata e professionale. Seguono alcune conseguenze positive sulla propria attività lavorativa, come l’aumento della qualità dei risultati prodotti (41%), della propria efficienza (38%) e della motivazione professionale (36%). Infine, la volontà di limitare l’impatto ambientale, ad esempio non inquinando durante il tragitto fra la casa e l’ufficio (33%).

Quale modello di Smart Working

Il modello più diffuso tra le grandi imprese comprende solo la possibilità di lavorare da remoto, scelta adottata dal 53% di loro, mentre il restante 47% dei progetti strutturati affianca al lavoro da remoto iniziative di ripensamento degli spazi. Rispetto al luogo in cui lavorare, invece, il 45% del campione delle grandi imprese lascia alle persone completa autonomia e libertà di scelta. Le altre organizzazioni preferiscono indicare i luoghi consentiti nel progetto di Smart Working: i più diffusi sono l’abitazione del lavoratore (80%), le altre sedi aziendali (74%), gli spazi di coworking (58%) e i luoghi pubblici (52%).

Il 59% delle grandi imprese ha introdotto nuove tecnologie digitali per supportare i progetti di Smart Working, mentre nel 27% delle imprese gli Smart Worker erano già dotati delle tecnologie necessarie. Quasi una su quattro (23%) ha incoraggiato i propri dipendenti a utilizzare i dispositivi personali per adeguare gli strumenti aziendali a disposizione e il 14% ha utilizzato strumenti in condivisione tra le persone. Solo in pochi progetti viene definito un budget per l’integrazione tecnologica (26%), mentre nella maggior parte dei casi non è previsto perché non si ritengono necessari extra costi (13%) o perché le iniziative realizzate erano già previste nei piani della direzione IT (22%) oppure perché il budget necessario verrà stanziato di volta in volta in base alle necessità (30%).

Criticità e benefici dello Smart Working

I benefici del lavoro agile non sono solo in termini di equilibrio e soddisfazione individuale, ma anche di performance delle persone e dell’organizzazione nel complesso. Dal punto di vista organizzativo, l’indagine rivela che lo Smart Working contribuisce ad aumentare la produttività di circa il 15% e a ridurre il tasso di assenteismo di circa il 20%. Secondo un sondaggio sui responsabili degli Smart Worker, questo modo di lavorare ha un impatto molto positivo sulla responsabilizzazione per il raggiungimento dei risultati (37% del campione), sull’efficacia del coordinamento (33%), sulla condivisione delle informazioni (32%), sulla motivazione e la soddisfazione sul lavoro (32%) e la qualità del lavoro svolto (31%).

Fra le criticità di chi fa Smart Working la più frequente è la percezione di un senso di isolamento circa le dinamiche dell’ufficio (18%), seguita dal maggiore sforzo di programmazione delle attività e di gestione delle urgenze (16%). Altre difficoltà sono legate alle distrazioni esterne. Sono pochissimi, inoltre, gli Smart Worker che incontrano difficoltà nell’uso delle tecnologie legate al lavoro agile.

Smart Working Award 2018: i vincitori

Durante la mattinata sono stati premiati progetti migliori messi in campo da aziende virtuose.

Zurich ha ottenuto lo “Smart Working Impact Award”, premio indirizzato alle organizzazioni già vincitrici dello Smart Working Award, in cui il progetto negli ultimi anni ha avuto un impatto significativo sull’organizzazione. Ad Affaritaliani Federica Troya, Head od HR & Services di Zurich ha commentato: “Smart working significa cambiare il modo di lavorare, sia nell’approccio fisico sia nel modo di pensare e di organizzare le attività (per obiettivi). Il progetto funziona solo se sa coinvolgere tutti, anche quelli che continuano a lavorare in modo tradizionale e la chiave di volta è la relazione di fiducia tra i responsabili dei team e i componenti dei team”.

A vincere il premio dell'Advisory Board e del pubblico è il progetto di Maire Tecnimont che Franco Ghiringhelli, Human Resources, Organization and ICT Senior Vice President, ha spiegato ad Affaritaliani: “Abbiamo adottato il camaleonte come simbolo del cambiamento al quale ispirarsi e abbiamo seguito due direttrici: ingaggiare i dipendenti, chiedendo loro di ridisegnare il modo di lavorare, e investire per favorire il cambiamento. Lo smart working si inserisce in questo piano di innovazione verso digitale che risponde all’imperativo Be adaptive, be smart”.

Vincitore anche “Hive Project – Il Futuro al Lavoro” di Intesa Sanpaolo che Roberto Battaglia, Head of Human Resources Department della Banca, ha raccontato ad Affaritaliani: “Hive è un progetto pensato per ridisegnare l’esperienza delle persone; un progetto che coinvolge tempi, luoghi e modi di lavoro con un ripensamento di tecnologia, processi e comportamenti. Smart Working è un’opportunità, per le persone, di trovare bilanciamento vita-lavoro e, per le aziende, di ripensare il patto con le persone in una logica win-win. Per il futuro vogliamo estenderlo dalle 10mila persone di oggi alle 24mila entro il 2021”.

Premio anche ad A2A per il progetto sullo Smart Working, come ha accennato ad Affaritaliani Maria Cristina Vaccarisi, Responsabile Change Management, Sviluppo e Comunicazione interna dell’azienda: “Siamo arrivati a 800 dipendenti coinvolti. L’obiettivo per il 2019 è raddoppiare il numero per arrivare circa a 1.500 persone, in accordo con il nostro Piano industriale che vede al centro proprio lo Smart Working”.

A ritirare il premio per Gruppo Hera è Alessia Evangelisti, Sviluppo, Coaching, Smart Working Manager del gruppo, che ad Affaritaliani ha detto: “Il pilota è partito solo 1 anno fa e oggi siamo vincitori del premio. Tutto ciò è stato possibile grazie al lavoro su quattro pilastri: tempo, cultura, tecnologia e spazi. Ma soprattutto è stato fondamentale correlare il progetto alle strategie di business, per questo abbiamo individuato Kpi specifici per la misurabilità.”

L’Osservatorio Smart Working è realizzato in collaborazione e con il supporto di Avaya, Cisco, Doxa, Jones Lang LaSalle, Microsoft, Plantronics|Polycom, Progetto CMR, Regus, Ricoh, Sedus, TamTamy Reply, Vodafone e con il patrocinio di Assolombarda, WOW! Webmagazine.