Imprese, l'archivio questo sconosciuto: come ottimizzare la gestione dei testi

ARCHIVIO ….QUESTO SCONOSCIUTO

Gli amministratori, che stanno verificando se l’assetto organizzativo, amministrativo e contabile delle società da loro amministrate è “adeguato” e rispetta il nuovo dettato dell’art. 2086 del c. c. così come modificato dall’art. 375 del codice della crisi dell’impresa e dell’insolvenza, non possono trascurare di monitorare sia la funzionalità che la bontà delle procedure di archiviazione di tutti i documenti aziendali di qualunque natura e specie.

Per archiviazione si intende “la sistemazione in archivio”, a differenza del termine giudiziario che vuole la trasmissione all’archivio degli atti di un procedimento giudiziario che risulti infondato o infruttuoso nel corso del suo svolgimento.

Nel comportamento prevalente, per archiviazione vuol dire prendere dei documenti e, dopo averli registrati o trattati secondo la pratica di che trattasi, sistemarli in uno scaffale, un armadio, una cassa, un cartone ecc..

A questo segue, inesorabilmente, la procedura della reperibilità e consultazione dei documenti archiviati.

Esigenze più varie obbligano a consultare i documenti archiviati e, quindi, occorre disciplinare a monte le modalità di archiviazione onde poter successivamente recuperare nel più breve tempo possibile i documenti di che trattasi.

A mio avviso, un archivio che funzioni deve permettere la consultazione dei documenti in esso contenuti in tempi assai brevi.

Oltre alla funzionalità della ricerca, bisogna tenere da conto la bontà dei siti ove i documenti devono essere conservati.

E’ accaduto che la Guardia di Finanza ha effettuato un accesso per svolgere una verifica a carico di una società per fatti amministrativi verificati e registrati tre anni prima e i documenti esibiti erano in uno “stato pietoso” e molti di essi illeggibili in quanto la stampa, riportata su carta chimica, era scolorita a causa dell’umidità.

In un altro caso, la documentazione era stata rosicchiata dai topi.

Il caso più bizzarro di cui sono venuto a conoscenza riguardava il tradimento della moglie dell’amministratore di una società con il contabile dell’azienda amministrata dal marito.

Questi, venuto a conoscenza della tresca, pensò bene di cacciare a pedate il contabile e iniziare una causa di separazione legale.

Accadde però che in azienda nessuno era a conoscenza dove erano conservati i documenti, le password di accesso ai programmi ecc.. e fu così che il contabile/amatore riprese il suo posto di lavoro con tanto di scuse da parte dell’amministratore e la "mesata"  aumentata.

Non sono da trascurare le norme relative alla conservazione dei dati sensibili.

Fece scalpore la notizia di un agente di commercio, coniugato ma avvezzo a facili amori, che si era recato in un albergo con una amica per “contare le margherite” e pensò bene di farsi fare la fattura del pernottamento. Ovviamente sulla fattura erano indicate due persone.

La fattura venne consegnata al fiscalista per la registrazione di legge.

Caso volle che la fattura citata, trovandosi sulla scrivania per essere registrata, fu notata dalla donna delle pulizie che ben conosceva l’agente e la moglie.

Fu così che la notizia del pernottamento “fuori talamo” giunse all’orecchio della moglie tradita, la quale iniziò una azione di separazione.

L’agente si separò dalla moglie e il fiscalista fu citato per “danni”.

Ciò fa capire che occorre istituire oltre all’archivio definitivo, anche un archivio di transito.

Bisogna stare molto attenti.

La gestione dei documenti aziendali è parte fondamentale nello svolgimento/sviluppo dell’attività imprenditoriale.

I tempi e le modalità di conservazione sono disciplinati sia dal codice civile che dalle leggi tributarie, ma la procedura di archiviazione con la gestione del relativo processo e consequenziale consultazione è personalizzato da ogni singola azienda.

Le scritture contabili sono rappresentate dal libro giornale, inventario, schede di mastro; i libri ausiliari dalle schede di magazzino, libri del lavoro ecc.; i documenti contabili dalle fatture attive e passive; la corrispondenza da raccomandate, PEC, mail, fax ecc.; i documenti vari dalle copie degli assegni, estratti conto bancari, le contabili delle operazioni bancarie insieme alle ricevute dei bonifici bancari ecc..

A questi si aggiungono tutti i documenti relativi alla realizzazione del plesso industriale, degli impianti, delle garanzie, delle schede tecniche, delle ricerche di mercato, dell’analisi della concorrenza, dei badget.

Dei modelli della qualità, della sicurezza sul lavoro, delle interviste a soggetti interni che esterni all’azienda, i fascicoli dei contenzioso in corso e l’indicazione presso quale avvocato sono depositati gli originali, i verbali dell’organismo di vigilanza, degli ispettori del lavoro, dei NAS ecc..

L’argomento in trattazione non vuole essere una tabella che indichi quando i documenti possono essere distrutti al fine di non incorrere in sanzione alla richiesta dei controllori, bensì vuole essere un suggerimento a tutti gli amministratori di porre in essere una serie di procedure finalizzate alla realizzazione di un processo di archiviazione che consenta in ogni momento di poter accedere ai documenti desiderati, anche se datati decenni prima.

Sapere come sono stati eseguiti gli impianti elettrici oppure dove passano i tubi può agevolare le maestranze nelle verifiche periodiche.

In primis vanno individuati i siti dove conservare i documenti e loro idoneità.

A seguire, la mappatura dei supporti nei quali i documenti sono conservati con le modalità di archiviazione/ricerca.

Per quanto non sempre obbligatorio è consigliabile l’utilizzo di porte tagliafuoco o scaffali a prova di incendio.

Anche la conservazione dei documenti informatici e le modalità di utilizzo come prova in eventuali contenziosi non deve essere sottovalutata.

CONCLUSIONE

Ho constatato nei diversi decenni di attività professionale che in molte PMI le procedure di archiviazione e successiva consultazione dei documenti è assai trascurata.

Pertanto, esorto tutti i responsabili a sostituire al massimo l’utilizzo della carta con l’adozione di archivi informatici. Non fosse altro che per questioni di spazio.

E’ indispensabile designare un responsabile della gestione dell’archivio, e dotarsi di un manuale che indichi le modalità di archiviazione/ricerca oltre alla mappatura dei siti.

Anche la divisione per periodi/annualità, oltre che per argomenti, ottimizza l’intera procedura.

Per completezza di discorso, a mio avviso, ritengo che i Revisori/ Sindaci siano tenuti di informarsi circa le modalità di archiviazione/consultazione dei documenti aziendali prima di dare il proprio assenso sull'adeguatezza richiesta dall'art. 2086 c.c..

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