Coronavirus e Remote Working: Gartner Research individua le priorità

Come trasformare l’ambiente e le modalità di lavoro sfruttando le tecnologie digitali? Gartner Research individua le priorità per le imprese 

Le misure adottate per combattere la diffusione del Coronavirus includono l’attuazione da parte delle imprese italiane di modalità di lavoro agile, per tutte quelle attività che possono essere svolte a casa o in modalità a distanza. Nelle scorse settimane molte imprese si sono cimentate nella realizzazione di smart working o remote working – spesso in assenza di esperienza pregressa. Infatti, sebbene nell’ultimo decennio diverse imprese abbiano introdotto strumenti di mobilità e servizi cloud, poche si sono attrezzate per supportare una modalità di lavoro completamente remota; e pochissime hanno affrontato il tema del digital workplace – ovvero come trasformare l’ambiente di lavoro e le modalità di lavoro sfruttando le tecnologie digitali? 

Monica Basso, Vice President di Gartner Research in ambito CIO Team e Digital Workplace, ha spiegato: “Le misure adottate per combattere la diffusione del Coronavirus includono l’adozione da parte delle imprese italiane di modalità di lavoro agile. Molte imprese si sono cimentate nella realizzazione di smart working spesso senza averne esperienza pregressa. Sebbene nell’ultimo decennio molte imprese abbiano introdotto strumenti di mobilità e servizi iCloud, poche si sono attrezzate per supportare una modalità di lavoro completamente remota e pochissime hanno affrontato il tema del digital work place, ovvero come trasformare l’ambiente di lavoro sfruttando le tecnologie digitali”

Gartner Research individua diverse priorità su cui le imprese debbono focalizzare per intraprendere questo percorso:

• Dare priorità agli scenari d’uso urgenti e capire quali sono le esigenze applicative connesse (es supportare riunione in remoto, abilitare una comunicazione istantanea in tempo reale, collaborare su file condivisi tra più persone)
• Garantire l’accesso remoto, in maniera sicura, ad applicativi e dati, sia locali che nel cloud, ai propri dipendenti tramite VPN (da calibrare opportunamente). Rivedere le politiche di BYO per dispositivi e applicativi personali, per estendere il remote working anche a dipendenti non dotati di dispositivi aziendali. Quindi… bisogna anche rivedere le policy e temporaneamente allentarne alcune, se necessario.
• Valutare le soluzioni di cloud office per produttività e collaborazione remota – ad esempio Microsoft e Google - considerando l’intera suite applicativa a disposizione, oltre a email/calendario. Eventualmente complementare con applicazioni puntuali quanto disponibile nella cloud office suite.
  • In assenza di soluzioni aziendali, si possono considerare anche applicazioni personali per comunicazione istantanea e riunioni virtuali (tipo WhatsApp, Facebook, Instagram, LinkedIn, Skype, Jitsi). Attenzione però ad istruire i dipendenti affinché non li uso per condividano dati aziendali, dati i rischi di sicurezza e privacy. In questo caso, si usi email aziendale.
  • In generale, si raccomanda di scegliere con cura il cloud vendor a cui appoggiarsi – ricordando che: i servizi devono garantire supporto multi device e non una sola piattaforma; devono garantire integrazione con le principali applicazioni in uso ad esempio per creazione documenti; devono garantire qualità del servizio anche in Europa.
  • Infine, molti cloud provider adesso offrono al mercato italiano servizi aziendali gratuiti, ad esempio Google G Suite, Microsoft, Amazon, Zoom, Cisco Webex. E’ importante valutare queste risorse preziose, tenendo però in conto che si tratta di offerte limitate nel tempo che saranno poi convertite in servizi premium, a pagamento. Quindi bisogna sempre approfondire con il Vendor le clausole, e verificare anche la propria disponibilità a proseguire dopo la crisi, onde evitare il rischio di un futuro lock-in.  
• Più a lungo termine, è importante definire una strategia di digital workplace. Al centro del lavoro remoto c’è sempre la collaborazione con persone che lavorano insieme pur essendo distanti. Il fattore abilitante per la collaborazione tra lavoratori remoti è la presenza di un ambiente applicativo “digitale” in cui si possa lavorare insieme. Mentre in passato la collaborazione aziendale si basava su un insieme frammentato di applicazioni puntuali, oggi possiamo fare riferimento ad un ambiente integrato, spesso ancorato ad una piattaforma di cloud office, composto da una collezione di applicazioni cloud, multi-vendor che supportano la produttività di un team. Le aziende devono fare riferimento a questa nuova realtà applicativa integrata che Gartner definisce come New Work Nucleus.
• Quindi è importante creare oggi una strategia di DW che si implementi attraverso il NWN e le sue applicazioni. Si tenga conto che le attività fatte oggi, nella fase di risposta immediata al Covid-19, non sono fini a loro stesse ma devono essere prese come il primo step di una strategia più ampia. Questa emergenza di fatto costituisce un potente catalizzatore che accelera la trasformazione digitale dell’ambiente di lavoro, anche laddove si è in ritardo. In fondo, questo è un enorme progetti pilota di digital workplace che tutte le organizzazioni italiane dovranno eseguire. In ogni caso, ciò che si fa ora in emergenza, rimarrà anche dopo la crisi, non si tornerà più indietro. Ci abitueremo al lavoro remoto come “new normal”.
• Ed infine, questa esperienza ci sta insegnando che bisogna essere preparati anche per eventi inattesi, che forse si ripresenteranno in futuro. Quindi è necessario pensare anche ad un piano di business continuity e operations continuity, e al budget per essi, che includa investimenti su digital workplace technology, perché si sia preparati in futuro.