Yousing, firma elettronica: una rivoluzione digitale

Yousing, il provider di firme elettroniche riconosciute a livello nazionale ed europeo

Il mondo degli affari ha vissuto una piccola rivoluzione nei primi anni duemila, grazie a un’invenzione che potrebbe quasi sembrare banale al giorno d’oggi, talmente è stata democratizzata, e a giusta ragione: si tratta della firma elettronica.
Ma di cosa si tratta esattamente?

La firma elettronica è un processo in cui strutture tecniche e legali vengono a combaciare al fine di consentire la creazione di una prova di consenso digitale certificata e considerata valida davanti alla legge. Si tratta dunque di un processo di autenticazione che non necessita la creazione di un nessun supporto cartaceo.

Naturalmente, il riconoscimento del carattere vincolante di una firma elettronica dipende strettamente dal rispetto di una serie di norme e certificazioni, rigide e precise, che i fornitori di tale servizio sono tenuti a soddisfare. I criteri principali che determinano la validità di una firma elettronica (e pertanto l’integrità del documento stesso sul quale è apposta) sono i seguenti: autenticazione delle parti firmatarie, prova del consenso e creazione di un sigillo elettronico sui documenti firmati. Per le aziende desiderose di effettuare questo passaggio ad un sistema privo di carta, è fondamentale scegliere di affidarsi a fornitori certificati, per garantire una gestione degli accordi sicura e legalmente vincolante. Infatti, questi ultimi sono soggetti a controlli frequenti da parte di organi indipendenti selezionati dalla Commissione Europea, che ne verificano l’idoneità rispetto alle normative europee.

Un’applicazione particolarmente efficace è ad esempio quella del provider di firma elettronica Yousign che, in quanto Autorità di Certificazione (AC) è autorizzato ad inviare firme elettroniche riconosciute a livello nazionale ed europeo (si tratta appunto di un’azienda europea, un valore aggiunto). Le firme, i sigilli elettronici e il timbro orario che produce sono legalmente vincolanti e riconosciuti dalla regolamentazione eIDAS (del 2016). Inoltre, non possono essere rifiutati per il fatto di essere prodotti in formato elettronico, e pertanto hanno valore probatorio, secondo il principio di non discriminazione previsto dal regolamento stesso.

Il passaggio dalla carta al mondo esclusivamente digitale (software, file e scambi elettronici, archiviazione sui server etc.) è una scelta sempre più generalizzata: la firma a mano, l’archiviazione e la trasmissione di contratti e documenti cartacei è una fase dei processi commerciali che richiede un dispendio importante di tempo ed energie. La firma elettronica permette finalmente di completare un processo di dematerializzazione già in corso da diversi anni, digitalizzando integralmente il meccanismo legale, dalla produzione alla firma all’archiviazione.

Il passaggio alla firma elettronica permette quindi di ottimizzare tutti i processi amministrativi, aumentando automaticamente la produttività di un’impresa: ormai basta inviare i documenti online per approvazione, per riceverli nuovamente firmati da parte del cliente entro pochi minuti, e naturalmente questo sgrava notevolmente le sezioni giuridiche, contabili e delle risorse umane, facendo guadagnare tempo e soldi a tutta la struttura aziendale. Evitando l’eccesso di burocrazia i dipendenti e i clienti possono finalmente concentrarsi al 100% sul lavoro di squadra e sugli obiettivi da perseguire.

Un ultimo punto particolarmente importante che fa della firma elettronica un alleato di prima scelta delle aziende è la sicurezza: i dati sono crittografati ed ospitati su server sicuri, se si tratta di un buon provider. Yousign, ad esempio, essendo un’azienda europea, crittografa i dati con AES256 e ospita i dati esclusivamente su server europei. I dossier sono archiviati legalmente a mezzo di un archiviatore di terze parti affidabilissimo e l’accesso al vault di questi documenti è protetto da un sistema di autenticazione complesso, creato da un team specializzato in materia di sicurezza informatica e protezione dei dati. Inoltre, si impegna a mobilitare diversi programmi di bug bounty al fine di testare regolarmente la sicurezza della sua infrastruttura digitale.

Insomma, che si tratti di risparmiare tempo, di implementare la produttività o di rendere più sicuri i processi amministrativi di un’azienda, la firma elettronica permette a qualsiasi impresa di avere una marcia in più. Una vera e propria rivoluzione digitale.