Cosa significa non dotarsi di Soft Skills adeguate

Acquistare dei semplici biglietti ferroviari per permettere ad un cliente di raggiungere l'azienda in cui volete presti la propria attività. All'apparenza, la cosa più semplice del mondo. 

Ci si reca in amministrazione, si compila un modulo, si giustifica la prestazione che dovrà essere ottemperata e si procede all'acquisto del biglietto di andata e ritorno inviando digitalmente il biglietto all'indirizzo del cliente.

Bastano pochi minuti. In un'azienda che funziona. Se invece gli uffici competenti,  la direzione che necessita di una prestazione d'aula per esempio, per cui occorre un formatore e dall'altra l'amministrazione, e più in alto ancora la presidenza che deve dare l'assenso all'amministrazione, non comunicano tra loro; o addirittura se tra le figure gestionali dei rispettivi uffici sono intercorsi degli screzi o delle semplici incomprensioni, questo è quello che può accadere:

La direzione che ha bisogno di un formatore manda la richiesta all'amministrazione. Tuttavia l'amministrazione eccepisce che il protocollo A, per la richiesta, sia incompleto. Occorre infatti il protocollo A+B per ottenere la facoltà di poter chiedere l'acquisto dei biglietti.

Così la direzione deve vedere certificato che il protocollo A, non sia A, ma A+B e che un successivo Ufficio, l'ufficio protocolli, confermi che la prassi sia il protocollo A+B. 

A questo punto la presidenza che autorizza l'amministrazione al pagamento deve prima verificare che effettivamente la direzione e l'ufficio amministrativo siano informati dell'autorizzazione e dell'adeguatezza del protocollo, sempre che nel frattempo l'ufficio protocollo non abbia mancato di comunicare - ad esempio - alla presidenza il giusto protocollo, ovvero A+B e non solo A. Se per una qualche ragione la Presidenza e l'amministrazione non si parlassero, magari per una carenza comunicativa dovuta agli impegni della Presidenza allora potrebbe accadere che l'attivazione al pagamento avvenga con il semplice protocollo A e non A+B, per una mancanza di rapporti tra Presidenza e amministrazione.

Se pensate che questo racconto possa essere frutto della fantasia, errate. È successo davvero. Alla Soft Skills Academy del gruppo Genionet di storie di questa portata ne sono state presentate diverse. E con gli studenti è stata fatta un'analisi della complessità e delle possibili soluzioni. La responsabilità gestionale di un'equipe diviene fondamentale per razionalizzare percorsi di sviluppo aziendale.

Nel caso di specie: il cliente che doveva erogare la sua attività ha rischiato di non arrivare mai. Questo perchè in una filiera produttiva non si è sancito di allestire una macchina organizzativa dove gli uffici si parlino e si confrontino. E non impieghino una vita per fare due semplici biglietti del treno. 

Se si acquisiscono professionisti skillati , formati all'organizzazione di strutture complesse, gestire la complessità diverrà più semplice.

Non è difficile pensare cosa potrebbe accadere, infatti,  qualora dovessero gestirsi progetti in cui gli impieghi siano molto più elevati. I rischi sarebbero più alti, in grado di fare saltare un'azienda, come spesso succede. Questo perchè i responsabili dei singoli  uffici non accettano un confronto aperto e la disponibilità a rivedere le proprie attività, convinti che debbano farlo sempre e comunque gli altri. 

Il classico caso che decapita idee anche brillanti. In Italia, siamo esperti.

Max Rigano