Programma Erasmus Plus 2021-2027, le novità dell'Azione KA1

Il ruolo delle “organizzazioni di supporto” nell’Azione KA1 del Programma Erasmus Plus 2021-2027 

“Sulla scia del successo riscosso dal programma nel periodo 2014-2020, Erasmus+ intensifica i propri sforzi per offrire maggiori opportunità a un numero più elevato di partecipanti e a una serie più ampia di organizzazioni, puntando sul proprio impatto qualitativo e contribuendo a società più inclusive, coese, verdi e adeguate al mondo digitale”. Con questa affermazione si apre la Guida al Programma Erasmus+. Inclusione è la parola chiave di questa nuova programmazione, ma per poter offrire la possibilità di partecipare alla mobilità Erasmus ad una platea di partecipanti sempre più numerosa, occorre coinvolgere, parimenti, il maggior numero possibile di organismi che si facciano promotori di iniziative di qualità.

“Qualità” è l’altra parola chiave del Programma. Qualità a tutti i livelli. Qualità nella progettazione, necessaria all’ottenimento del finanziamento. Qualità nel management del progetto. Qualità nelle attività di sostegno ai partecipanti (preparazione, monitoraggio, tutoraggio, definizione dei learning outcomes, certificazione delle competenze acquisite). Qualità nell’espletamento degli obblighi contrattuali derivanti dall’essere beneficiari di una sovvenzione comunitaria. È nel percorso della qualità che si inseriscono le organizzazioni di supporto. I Beneficiari delle sovvenzioni, siano essi esperti o no, possono avvalersi della loro collaborazione.

È evidente, tuttavia, che sono in gran parte gli organismi neofiti, i cosiddetti newcomers, quelli che mai hanno preso parte ad un progetto Erasmus+, ma che fermamente intendono offrire questa opportunità al loro contesto di appartenenza, che necessitano di un vero supporto. In aggiunta al ruolo guida dell’Agenzia Nazionale e al consiglio degli organismi del proprio territorio che hanno maturato esperienza nel Programma, si inserisce l'assistenza da parte di organizzazioni che vantano una consolidata esperienza nella gestione di azioni di mobilità e per questo sono in grado di fornire supporto ma soprattutto trasferire know how.

L'organizzazione di supporto assiste il Beneficiario della sovvenzione comunitaria durante l’implementazione delle attività progettuali, con specifici compiti e responsabilità, su base retribuita o a titolo gratuito. Questa è la definizione data dagli “Erasmus Quality Standards” che, a tal proposito sottolineano massima trasparenza e responsabilità nel caso in cui le organizzazioni beneficiarie decidano di ricorrere alla consulenza, assistenza o servizi da parte di terzi, con l’obbligo di mantenere il controllo delle attività core del progetto. Resta inteso che il coinvolgimento delle organizzazioni di supporto deve garantire evidenti benefici e valore aggiunto in termini di qualità delle attività implementate. Importante da sottolineare è che le organizzazioni di supporto entrano in gioco solo dopo l’approvazione del progetto.

Il Beneficiario, seppur neofita, non può delegare a terzi la stesura della proposta progettuale né tantomeno la gestione finanziaria dei fondi del programma così come le decisioni che influenzano direttamente il contenuto, la qualità e i risultati delle attività realizzate (la scelta del tipo di attività e della sua durata, dell’organizzazione ospitante, la definizione e la valutazione dei risultati dell'apprendimento, ecc.). I compiti principali che, invece, possono essere affidati ad un’organizzazione di supporto, si sostanziano in trovare e prenotare le modalità di viaggio e alloggio; gestire compiti amministrativi come le procedure per i visti; ricercare e proporre (ma non decidere) organizzazioni ospitanti all'estero; raccogliere informazioni sul sistema educativo nei paesi di destinazione; organizzare la preparazione e la formazione dei partecipanti e/o dei tutor.

Proporre, organizzare, preparare e supportare rappresentano il servizio reso dalle organizzazioni di supporto e, nel caso di Beneficiari inesperti, a questo si aggiunge anche il trasferimento di specifiche competenze. Il costante affiancamento durante l’intero ciclo di vita del progetto si sostanzia in una vera e propria attività formativa. Il successo delle organizzazioni di supporto si misura, infatti, proprio con il raggiungimento della piena autonomia del Beneficiario nella gestione delle attività progettuali.

È importante che, nel rispetto delle soprarichiamata trasparenza, compiti e responsabilità delle organizzazioni di supporto, siano declinati in un contratto che preveda anche clausole cautelative nel caso di scarsa qualità del servizio reso poiché, importante da ricordare, è che il Beneficiario resta comunque l’unico responsabile delle attività svolte e dei risultati ottenuti. In conclusione, fornire opportunità di mobilità agli individui ai fini di apprendimento e sviluppare le capacità degli organismi che organizzano tali attività, rappresentano le priorità dell’Azione KA1 del Programma e ben accetto è il valore aggiunto apportato dalle organizzazioni di supporto, sempre con un occhio vigile alla qualità e alla trasparenza.